MS Project Server 2007の使い勝手の悪さ

仕事でマイクロソフト「Office Project Server 2007」の評価をしているのだが、よほどの大組織でない限り、非常に中途半端な製品になっている。
プロジェクト要員の作業時間を集計するというのは、小規模な組織でも要員の時間管理のために必要なことだろう。
ところが「Office Project Server 2007」から、プロジェクトの進捗管理と、要員の作業時間管理(タイムシート)が分離されてしまった。マイクロソフトはこれを「新機能」と称しているが、中小規模組織の利用者からすると不便きわまりない。
旧バージョンのProject ServerのProject Web Accessでは、ウェブ画面から自分に割り当てられたタスクの作業時間を入力し、プロジェクト管理者に提出するだけでよかった。
プロジェクト管理者は提出された作業時間を、Project Professionalを起動して発行すれば、要員の作業時間はプロジェクトの各タスクの進捗に反映された。とてもシンプルな流れだ。まとめると以下のようになる。
(1)プロジェクト要員はタスク管理画面で実績作業時間を入力し、「提出」する。
(2)プロジェクト管理者は、プロジェクト要員から作業時間の更新通知を受取ったら、Project Professionalを起動し、提出された実績作業時間を「発行」する。
ところがOffice Project Server 2007から、タスク進捗からタイムシートというものが分離された。
このタイムシートという「新機能」を使おうとすると、プロジェクト要員は以下のような操作をしなければならない。
(1)プロジェクト要員は、プロジェクト管理者が自分のタスクに何らかの変更を加え、それがメールで通知されたら、Project Web Accessのウェブ画面のタイムシート画面から、関連する期間のタイムシートをすべていったん「削除」する。
(2)続いてプロジェクト要員は、同じウェブ画面から、関連する期間のタイムシートを、すべて再「作成」する。
(3)プロジェクト要員は、ウェブ画面から再作成したタイムシートを開き、実績作業時間を入力し「保存」する。ただし、タイムシートを削除する以前に入力済みのデータは、タイムシートを再作成しても維持されており、再入力の必要はない。(タイムシートを削除したのに、入力データが復活するというこの挙動は、一般利用者には分かりづらいだろう。しかも「管理用時間」という新機能で入力した時間は、タスクの実績作業時間と異なり、タイムシートとともに削除されてしまい、再入力の必要がある)
(4)プロジェクト要員はウェブ画面で、今度はタスク管理の画面を開き、タイムシートをタスク管理へ「インポート」処理する。そうしないと、タイムシートで入力した実績作業時間は、各タスクの進捗に反映されない。
(5)プロジェクト要員はウェブのタスク管理画面で、先ほどのインポート処理の結果、進捗に変更のあったタスクを選択し、プロジェクト管理者に「提出」する。
(6)プロジェクト管理者はウェブ画面で、提出された実績作業時間を選択し、「承諾」する。
(7)プロジェクト管理者はウェブ画面で、承諾済みだが、まだ発行していない実績作業時間を検索してから選択し、「発行」する。
何が面倒かといって、プロジェクト管理者が、タスクの割り当てや、個々のタスクの標準作業時間、残存作業時間などを変更するたびに、プロジェクト要員は、そのタスクの期間に該当するタイムシートを、すべて、毎回、毎回、いったん削除し、再作成しなければいけないのだ。
そして、プロジェクト要員は、タイムシートに入力した作業時間を、毎回、毎回、タスク進捗へ「インポート」処理をしなければいけない。
Office Project Server 2007でタスク進捗とタイムシートが分離されたことで、こんなにも現場の操作が面倒になり、進捗管理の工数が増えるのである。
ただし、この問題にはかんたんな解決策がある。
「新機能」のタイムシートを使わないことだ。
「新機能」のタイムシートを無視した場合、流れは以下のようになる。
(1)プロジェクト要員は、Project Web Accessのウェブ画面のタスク管理画面から、各タスクの進捗を、実績作業時間か、進捗率で入力し、「保存」する。
(2)プロジェクト要員は、プロジェクト管理者に提出したいタスク進捗を選択し、「提出」する。
(3)プロジェクト管理者はウェブ画面で、提出された実績作業時間を選択し、「承諾」する。
(4)プロジェクト管理者はウェブ画面で、承諾済みだが、まだ発行していない実績作業時間を検索してから選択し、「発行」する。
プロジェクト管理者はProject Professionalを起動しなくてすむ分、少し楽になる。ただし、各タスクの詳細情報を変更したい場合は、やはりProject Professionalを起動する必要はある。
また、プロジェクト要員が使うウェブ画面のタスク管理画面は、旧バージョンのProject Web Accessより、かなり見づらくなっている。
旧バージョンでは各プロジェクトのタスクの階層構造(WBSの階層構造)が、そのままタスク管理画面に表示されたので、プロジェクト要員は、タスクの階層構造を確認しつつ、実績作業時間を入力できた。
ところがOffice Project Server 2007のウェブ画面のタスク管理画面では、プロジェクト名と、タスク名の2階層だけとなり、タスクの階層関係がまったく分からない。
タスクの階層関係を確認するには、別画面の「プロジェクトセンタ」を開いて、プロジェクトのWBSを表示させる必要があるが、こちらの画面からは、実績作業時間は入力できない。
Project Web Accessは、プロジェクト要員がProject Professionalをインストールしなくても、ウェブ画面だけでかんたんに作業進捗を入力できるのが売りだったはずだ。
ところがOffice Project Serve 2007は、旧バージョンと比べて、プロジェクト要員にとって使い勝手がかなり悪くなってしまった。
おそらくタスク管理とタイムシート管理の2つの機能を分離し、旧バージョンのタスク管理に存在した、タイムシート管理的な機能を、すべてタイムシート機能へ追い出してしまった。このことが、タスク管理の使い勝手を「改悪」してしまったのだろう。
まったく、毎度のことながら、マイクロソフトの「バージョンアップ」には困ったものだ。