Exchangeのパブリックフォルダの隠し仕様

Exchange 2003 Server のパブリックフォルダに関して、日本語の資料が存在しない制限をひとつ発見したので、検索エンジンのひっかかるようにここに書いておく。
パブリックフォルダは自分が送受信したメールを共有する目的にも使えるが、自分が受信するメールのうち、共有すべきメールを機械的に決められる場合があるだろう。
たとえば、ある送信者からのメールはすべて共有したいとか、メーリングリストなど、件名に特定の文字列が含まれているメールはすべて共有したいとか、そういう場合は、いちいち手作業でメールをパブリックフォルダに移動するのが面倒だ。
メールの移動を自動化するのに真っ先に思い浮かぶのは、Outlook 2003の「仕訳ルール」という機能だ。仕訳ルールは、処理対象とするメールの選択条件の設定によっては、サーバ上で実行されるルールとして作成でき、自分がOutlook 2003を起動していなくても、サーバ側で自動的にメールを仕訳けてくれる。
ところが、実は、パブリックフォルダを移動先とする仕訳ルールは、サーバ側の仕訳ルールにならないという隠し仕様(?)があるらしいのだ。僕はたまたま次のWebサイトでその記述を見つけた。Server-based vs. client-based rules
厳密に言うと、その仕訳ルールを作成したユーザでWindowsにログインしてOutlook 2003を起動しない限り、パブリックフォルダにメールを移動する仕訳ルールは実行されない。
つまり、仕訳ルールをつかってメールをパブリックフォルダに移動する設定をすると、たとえば、自分が長期休暇で会社のパソコンのOutlook 2003を起動していない間に、自分あてに届いたメールは、まったくパブリックフォルダに移動されない。
その代替手段として、Exchange 2003では個々のパブリックフォルダについてメール機能を有効にできる。メール機能を有効にすると、そのパブリックフォルダにメールアドレスをつけることができる。このあたり、Lotus Dominoの「メール受信データベース」とよく似ている。
メール機能を有効にするには、Exchangeの管理ツールで、該当のパブリックフォルダを右クリックし、メール機能を有効にするをクリックするだけだ。しばらく待つとそのパブリックフォルダのプロパティに、電子メール関連のタブが追加されている。
設定した直後は、Exchangeサーバがパブリックフォルダ名にもとづいて、勝手に電子メールアドレスを付与するので、それらのタブを開いて、適切なメールアドレスに変更するとよい。
そして、Outlook 2003の仕訳ルールの中でパブリックフォルダに「移動」する代わりに、パブリックフォルダに付与したメールアドレスあてに「転送」する設定をすればよい。
ところが、これだけでは、パブリックフォルダにメールを転送しようとする時点で配信エラーが返ってくる。アクセス権がないというエラーだ。
マイクロソフトのWebサイトでExchange 2003のオンライン文書をよく調べると、パブリックフォルダの「匿名」というユーザと「既定」というユーザに「寄稿者」というアクセス権を与える必要があることがわかる。
「既定」というユーザは、Exchange 2003が構築されているWindowsドメインのユーザが、そのパブリックフォルダにメールを書き込もうとするときのユーザ、「匿名」というユーザは、社外からのメールを含むそれ以外のすべてのユーザを表している。
そして「寄稿者」というアクセス権は、Lotus Notes/Dominoでいう「投稿者」とよく似ていて、そのパブリックフォルダに書込みはできるが、中身の閲覧はできないという、いってみれば選挙の投票箱のようなアクセス権である。
マイクロソフトのWebサイトには、パブリックフォルダのメール機能を有効にした場合、「匿名」ユーザに「寄稿者」アクセス権を設定する必要がある場合がある、としか書かれていないので要注意だ。「匿名」ユーザに「寄稿者」アクセス権を与えただけでは、Windowsドメインに参加している社内のユーザが、パブリックフォルダへのメール転送ができない。「既定」ユーザにも「寄稿者」アクセス権を与える必要がある。
まとめると次のようになる。
・転送先のパブリックフォルダのメール機能を有効にし、適切なメールアドレスを設定する。
・パブリックフォルダのアクセス権で「匿名」「既定」をともに「寄稿者」とする。
・仕訳ルールでパブリックフォルダにメッセージを転送する設定にする。
それにしても、パブリックフォルダを書き込み先とする仕訳ルールが、サーバベースのルールにならないという仕様について、日本語の資料が見つからないのは困ったことだ。日本国内の大手企業はLotus Dominoユーザが多いので、Exchangeサーバの利用ノウハウは日本語では蓄積されにくいということなのだろうか。
※2007/07/06追記
その後判明したのだが、社外からパブリックフォルダに付与したメールアドレス宛にメールを送信すると、上述のように「匿名」ユーザに設定した「寄稿者」権限にしたがって、ちゃんとパブリックフォルダにメールが入るのだが、一つ大きな問題が出てくる。
なぜだか分からないが、そのメールがメールメッセージ形式ではなく、パブリックフォルダへの投稿文書形式になってしまうのだ。そのため、送信元アドレスと、To(宛先)だけが残って、CC、BCCがなくなってしまう。どうもExchangeサーバは、Lotus Dominoなら当たり前にできることが、なかなかできなくて困ってしまう。

Exchangeのパブリックフォルダの隠し仕様」への34件のフィードバック

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