ノーツとデスクネッツの比較:スケジュール機能

■昨日関連する記事を書いたばかりなので、仕事でネオジャパン社のグループウェア「デスクネッツ」(desknet’s)のスタンダード版を導入・管理してみて、Notes/Domino 6.5.x, 7.0と比較したときの満足度について何回かに分けて書いてみたい。
(その他の機能の比較については本体サイトの「think or die」の「ITを考える」を参照のこと)
前提としてNotes/Dominoは単なるグループウェアではなく、SMTPサーバでもあり、IMAPサーバでもあり、LDAPサーバでもあり、JSPが使えるWebサーバでもあり、Visual Basic(Lotus Script)やJavaに対応した開発基盤でもあるのに対して、デスクネッツは文字どおりの意味で単なるグループウェアであるという大きな違いがある。
したがってNotes/Dominoとデスクネッツを比較する場合には、Notes/Dominoのメールデータベースのスケジュール管理・会議室予約、掲示板テンプレート、電子会議室テンプレート、作りこんだ場合のワークフロー機能と、それらに対応するデスクネッツの標準機能との比較になる。
デスクネッツは機能が22個ほどあるが、まず全ての機能を使うということはないだろう。後日書くことになるが、「ワークフロー」など、実際問題として業務では使えるレベルにない機能もある。僕が勤務先で運用しているのは、「スケジュール」「ToDo」「タイムカード」「設備予約」「インフォメーション(掲示板機能のこと)」「電子会議室」「文書管理」「アンケート」「アラーム」くらいである。
まずデスクネッツのメニューでいちばん上に表示されるスケジュール管理機能から。デスクネッツのスケジュール管理機能は会議室・備品予約(デスクネッツ上は「設備予約」という名称)と連動していて、個人のスケジュール予約からも会議室・備品を予約できるし、会議室・備品予約からも個人のスケジュール予約ができる。
個人のスケジュールは重複予約を許す設定にも、許さない設定にもできる。会議室・備品予約は当然のことながら重複予約は許されない。
また、ToDo機能で入力したToDo(おおむね1か月以内の期日までにやらなければいけない小さな仕事、タスクのこと)は、スケジュール管理のカレンダー上で、ToDoの最終期限日のところに表示される。
複数の人を会議に招集する場合は、通常のスケジュール登録機能で召集したいユーザを選択するだけ、個人のスケジュール登録と同じ画面で登録できる。メールを送信するチェックボックスにチェックを入れれば、参加者たちにスケジュール内容の書かれたメールが自動送信される。スケジュールを入れようとしている日時にメンバーのスケジュールがあいているかは、メンバーを追加する画面で棒状のチャートを見ながらチェックできる。
デスクネッツはDHTMLをほとんど使っていないので、画面操作全般はテキストボックスやプルダウンリストなど、シンプルな入力インタフェースしか登場しない。したがってスケジュールを登録するときも、マウスでぐりぐりドラッグすると時間の帯が伸びたりといった気のきいた(見方によっては装飾過剰な)インターフェースは存在しない。
Notes/Dominoのスケジュール管理・会議室予約機能は、ご存知のように使いやすさの面で最新のリリースになっても根本的な改善はなされていない。任意の人々の会議室・備品の週間スケジュールを一覧できないなど、Notes/Dominoのスケジュール管理は個々人のメールデータベースが基本になっているので、複数人のスケジュールを一度に管理する機能が弱いのは当然だ。
デスクネッツのスケジュール管理で、細かいけれど意外とエンドユーザに評判がいいのは、スケジュールに「カワイイ」絵を付けられるところだ。出張なら新幹線アイコン、通院なら病院アイコン、歯医者なら虫歯アイコン、研修なら鉛筆アイコン。このアイコンは大きささえ一致していれば好きなGIFファイルを登録できる。デスクネッツの画面はサイボウズAGに比べるとかなり地味で事務的だが、実はこういうお遊びの側面ももっている。
デスクネッツのスケジュール機能で実運用上いちばん注意したいのは、たとえば他の人がスケジュールのついでに会議室(設備)も予約していて、その予約を別の人が変更するという運用をしたい場合だ。この場合、デスクネッツではかなり面倒な設定と操作が必要になるが、今回はすでに長くなったので次回のお楽しみに。